DUAE (ESPD) în SEAP/SICAP – ghid practic 2025
Ce este DUAE, când este obligatoriu, cine îl completează și cum îl finalizezi corect în SEAP/eForms.
Ce este DUAE (ESPD)?
DUAE (Documentul Unic de Achiziții European) / ESPD este o declarație pe propria răspundere prin care operatorul economic confirmă îndeplinirea criteriilor de calificare/seleție și absența motivelor de excludere. În SEAP/SICAP, DUAE se completează electronic pentru fiecare procedură/lot. Regula generală: documentele justificative se prezintă doar la solicitarea autorității contractante, de obicei de către ofertantul clasat pe primul loc.
Când este obligatoriu?
- În procedurile derulate în SEAP/SICAP unde documentația (Fișa de date) prevede criterii de calificare/selecție.
- Se completează distinct pe fiecare lot pentru care licitezi.
- Pentru achiziții directe, DUAE de regulă nu se utilizează.
Cine trebuie să completeze DUAE?
Notă practică: regula uzuală în documentațiile de atribuire este ca liderul, fiecare asociat, fiecare terț susținător și fiecare subcontractant declarat să aibă DUAE distinct. Verifică întotdeauna formularea exactă din Fișa de date.
Cum se completează DUAE în SEAP (eForms)
- 1. Intră la procedura/lotul dorit → „Oferta mea” → DUAE.
- 2. Adaugă entitățile implicate (lider, asociați, terți, subcontractanți – după caz). Verifică rolul corect al fiecăruia.
- 3. Completează secțiunile generate automat din Fișa de date: motive de excludere, criterii de calificare (situație personală, capacitate economică/tehnică, etc.).
- 4. Salvează și validează. Sistemul verifică lipsa câmpurilor obligatorii. Dacă în Fișa de date se cere, descarcă/exportă DUAE și semnează electronic (QES).
- 5. La solicitarea comisiei (de regulă ofertantul clasat pe primul loc) prezinți documentele justificative care confirmă cele declarate.
Dacă participi pe mai multe loturi cu aceleași date, folosește Export/Import XML pentru a reutiliza DUAE (vezi mai jos). Totuși, recitește cerințele pe fiecare lot – pot exista diferențe.
Export/Import DUAE (XML)
După completare, poți salva DUAE ca XML pentru reutilizare la loturi similare sau viitoare proceduri. Păstrează fișierul într-o arhivă internă și denumește-l clar (procedură, dată, rol).
La un nou lot, importă XML-ul și revizuiește-l. Nu te baza pe preluarea „oarbă” – Fișa de date poate conține cerințe diferite sau actualizate.
Erori frecvente la DUAE
- Roluri greșite (asociat declarat ca subcontractant sau invers).
- Necompletarea DUAE de către subcontractanții implicați ori omisiunea declarării lor în DUAE — inclusiv a terților susținători, când sunt invocați.
- Neconcordanțe între DUAE și documentele încărcate la calificare.
- Reutilizarea unui XML vechi fără revizuire – lipsesc câmpuri obligatorii.
- Omiterea semnăturii calificate pe fișierul exportat (dacă Fișa de date o cere expres).
Ai nevoie de sprijin aplicat?
Întrebări frecvente (DUAE)
Trebuie să atașez și documentele justificative odată cu DUAE? +
De regulă nu – acestea se solicită ulterior (ex. ofertantului clasat pe primul loc). Totuși, urmărește Fișa de date pentru excepții.
DUAE trebuie semnat electronic? +
În SEAP DUAE este completat electronic. Dacă autoritatea cere expres, poți exporta DUAE și aplica semnătura electronică calificată pe fișierul cerut.
Trebuie DUAE pentru subcontractanți? +
Da. Pentru fiecare subcontractant declarat se depune un DUAE separat. Pregătește și încarcă DUAE distinct pentru fiecare subcontractant.
Pot folosi același DUAE pentru mai multe loturi? +
Da, ca XML importat, dar verifică diferențele de cerințe pe fiecare lot și actualizează DUAE corespunzător.
Ai nevoie de ajutor pentru DUAE?
Îți explicăm pașii de completare, verificăm rapid eventualele neconformități și te ghidăm până la depunere. Răspundem prompt.